Como fazer uma lista de convidados (e saber quem vai de verdade)

Toda festa tem duas listas. A primeira é a de quem você convidou. A segunda, a de quem confirmou, é a que paga a conta: é por ela que você encomenda comida, bebida, cadeira e lembrancinha. Este guia mostra como montar a primeira sem briga e como chegar à segunda sem ficar cobrando ninguém.

1. Descubra o seu limite

Antes de escrever um nome, responda a duas perguntas: quantas pessoas cabem no lugar e quanto custa cada uma. O menor dos dois números é o seu teto. Uma lista feita sem teto sempre cresce.

2. Escreva todo mundo, depois separe em grupos

Faça uma primeira lista sem cortar ninguém. Depois separe em três grupos:

• Não pode faltar: família próxima e amigos de todo dia.
• Seria bom ter: colegas, parentes distantes, amigos de outras épocas.
• Se sobrar lugar: quem você convidaria por educação.

Convide o primeiro grupo inteiro. O segundo entra enquanto couber no teto. O terceiro só entra se houver recusas.

3. Conte os acompanhantes

É aqui que a conta estoura. Um convite para "fulano e família" pode ser duas pessoas ou seis. Decida, para cada grupo, se o convite vale para uma pessoa, para o casal ou para a família, e peça o nome de quem vai junto.

4. Dê um prazo para a resposta

Convite sem prazo não tem resposta. Escreva a data com todas as letras e escolha um dia que venha antes do prazo do buffet ou da encomenda.

5. Acompanhe as confirmações em um lugar só

Resposta no grupo, no privado, em áudio e pessoalmente não fecha conta. Com um link de confirmação, cada convidado responde uma vez, informa os acompanhantes e você vê o total atualizado na hora. Quem muda de ideia altera a resposta pelo mesmo link.

6. Feche a lista

No dia do prazo, mande um lembrete para quem não respondeu. Depois, trate o silêncio como "não vai" e passe o número ao fornecedor. É comum uma parte dos confirmados faltar no dia, então pergunte ao buffet com que margem ele trabalha.